Arkea REIM
- Création2021
- Effectifs40
- Sous-jacentImmobilier
- DistributionIntermédiée
- En cours3,2 Md€
- SiteArkea REIM
Présentation du client
Arkéa REIM est une société de gestion spécialisée en immobilier non coté, proposant notamment des clubs deals à destination d'investisseurs qualifiés.
Face à l'ambition de multiplier ses levées de fonds et de professionnaliser la gestion de ses véhicules, la société a engagé une transformation digitale de ses opérations de collecte et de gestion post-souscription.
Principaux enjeux du client
Avant de recourir à Vasco, Arkéa REIM faisait face à plusieurs problématiques structurelles qui limitaient sa capacité à scaler ses opérations :
Un process de gestion manuel : la collecte et le suivi des souscriptions reposaient sur une combinaison d'Excel, de fichiers PDF et d'échanges par email. Cette organisation engendrait des risques d'erreurs importants, une perte d'information récurrente et une absence de visibilité en temps réel sur l'avancement des dossiers.
Une absence d'outils dédiés : aucun portail investisseur ou espace partenaire n'existait. Les investisseurs ne disposaient d'aucun moyen de suivre l'état de leur dossier, générant des sollicitations constantes auprès des équipes internes.
Un recentrage nécessaire des compétences : la gestion opérationnelle des clubs deals était portée par des profils qui n'étaient pas censés gérer ces sujets au quotidien, notamment des équipes marketing ou produit. Cette situation créait une charge inadaptée et chronophage pour des fonctions à plus forte valeur ajoutée.
Un volume croissant difficile à absorber : avec un ticket d'entrée plus accessible, le nombre de souscriptions augmentait mécaniquement, rendant le traitement manuel de plus en plus complexe et risqué.
Des distributions manuelles chronophages : les versements de distributions aux investisseurs s'effectuaient individuellement, sans automatisation, mobilisant un temps considérable pour les équipes back-office.
Besoins identifiés
- Industrialiser l’activité club-deal
- Centraliser les opérations à travers un seul outil
- Piloter en temps réel l’activité
- Coordonner efficacement les équipes
Une centralisation des opérations qui réorganise les process internes
« L'adoption de Vasco a permis à Arkéa REIM de centraliser l'ensemble des fonctions clés liées à la gestion de ses clubs deals : collecte, compliance, suivi des pièces, reporting et coordination entre équipes. »
Un recentrage des compétences : le back-office gère désormais intégralement les clubs deals, de bout en bout. Une équipe dédiée de 3 à 4 personnes maîtrise l'outil et pilote le produit au quotidien, sans dépendre d'autres services.
Une autonomisation des équipes : chaque intervenant — marketing, conformité, back-office, fund management — dispose d'une vision claire et actualisée de l'information. Les équipes savent où trouver les données dont elles ont besoin, sans multiplier les échanges ou les demandes de statut.
Une réduction de la charge mentale : la centralisation a considérablement réduit le nombre de mails, de re-saisies et d'incertitudes. Les process sont dorénavant clairs, reproductibles et documentés, offrant une sérénité nouvelle pour aborder les futures levées.
Un suivi KYC et compliance structuré et traçable
Le module de suivi KYC et de gestion des souscriptions est le plus utilisé par les équipes d'Arkéa REIM. Il permet de piloter chaque dossier avec un niveau de détail précis : validation pièce par pièce, statuts détaillés, historique complet des actions réalisées.
Un pilotage en temps réel : durant les phases de levée, les équipes commerciales et fund management bénéficient d'un monitoring live de la collecte. Elles disposent d'une vision consolidée et actualisée des montants souscrits, des dossiers en attente de validation et des paiements reçus.
Une traçabilité exhaustive : chaque action réalisée sur un dossier est loggée et horodatée. Cette traçabilité permet de justifier l'origine et l'évolution de chaque information, et de répondre rapidement aux exigences de contrôle interne ou de supervision.
Une conformité renforcée : le module permet de s'assurer que tous les documents requis sont présents et conformes avant toute finalisation d'un dossier. Cette rigueur réduit les risques opérationnels et améliore la qualité des données transmises en aval.
Une digitalisation qui transforme la relation avec les réseaux de distribution
L'un des objectifs centraux d'Arkéa REIM était d'embarquer ses réseaux de distribution — CGP et partenaires bancaires — dans un process digitalisé. De nombreux réseaux ont adopté l'outil, y voyant un moyen de gagner en efficacité.
« Lorsque les distributeurs utilisent Vasco, environ trois quarts du travail de saisie et de vérification est réalisé en amont. Les dossiers arrivent au back-office dans un état « propre », réduisant drastiquement le temps de traitement et les allers-retours. »
Une transparence accrue pour les investisseurs
Avant Vasco, les investisseurs d'Arkéa REIM ne disposaient d'aucune visibilité sur l'état de leur dossier. Cette absence d'information générait des sollicitations récurrentes auprès des équipes, mobilisant du temps.
Les investisseurs accèdent désormais à un portail leur permettant de suivre l'avancement de leur souscription en temps réel. Ils peuvent consulter les pièces manquantes, les statuts de validation et les prochaines étapes. Arkéa REIM prévoit d'utiliser le portail pour diffuser l'ensemble des communications post-souscription : attestations de parts, documents de vie du fonds, tels que les reportings. Cette centralisation simplifiera la gestion administrative et améliorera l'expérience investisseur.
Des gains opérationnels et stratégiques mesurables
L'adoption de Vasco a généré des gains à plusieurs niveaux pour Arkéa REIM.
Gains opérationnels immédiats : moins de mails, moins d'erreurs, moins de re-saisies. Les process sont à présent clairs, documentés et reproductibles. La charge administrative a été considérablement réduite, libérant du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Gains qualitatifs structurants : sérénité, visibilité, traçabilité, structuration, réduction des risques, autant de bénéfices qui améliorent la qualité du travail au quotidien et renforcent la robustesse des opérations.
Gains stratégiques pour l'avenir : Arkéa REIM a désormais la capacité de scaler ses clubs deals et d'en lancer plusieurs par an sans multiplier proportionnellement les ressources internes. L'industrialisation des process permet d'absorber la croissance tout en maintenant un niveau d'exigence élevé.
Automatisation des distributions et rétrocessions : la société prévoit d'utiliser les fonctionnalités de distribution automatisée et de rétrocession en un clic, qui devraient générer des gains de temps significatifs sur des opérations actuellement manuelles et chronophages.
Une implémentation rapide et fluide
L'implémentation de Vasco s'est déroulée de manière particulièrement efficace, malgré un calendrier contraint en plein mois d'août.
Deux phases bien séparées : la mise en place technique et la formation des équipes ont été clairement distinguées, permettant une appropriation progressive et méthodique de l'outil.
Une réactivité exemplaire : les équipes Vasco se sont montrées très réactives, véloces et disponibles en continu. Le set-up des parcours de souscription et des workflows KYC a été livré très rapidement, avec peu de correctifs post-implémentation.
Un travail propre dès la première livraison : le RCCI d'Arkéa REIM a pu tester l'outil sans formation lourde, signe d'une ergonomie intuitive et d'une configuration adaptée dès le départ.
Une gouvernance interne efficace : le succès de l'implémentation tient également à la clarté du processus décisionnel interne chez Arkéa REIM, qui a permis de valider rapidement les choix de paramétrage et d'éviter les allers-retours.
Conclusion :
Pour Arkéa REIM, l'adoption de Vasco a constitué un levier de transformation opérationnelle et stratégique. Au-delà de l'outil lui-même, c'est l'approche métier et l'accompagnement des équipes Vasco qui ont permis d'atteindre rapidement les objectifs fixés.
« Pour soutenir notre croissance, nous faisons de la digitalisation un levier clé : améliorer la qualité de service à nos Partenaires, offrir une expérience fluide et qualitative à nos Associés, et libérer nos équipes. »
Vasco adresse parfaitement les problématiques des sociétés de gestion. Tester l'outil permet de se rendre compte rapidement de sa valeur. C'est une solution qui permet d'industrialiser les opérations sans sacrifier l'efficacité.
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